مدیریت امور قراردادها و تدارکات زير مجموعه معاونت اداری و مالی دانشگاه با توجه به سياستهاي كلي نظام براي برون سپاري امور دولتي مطابق اصل 44 قانون اساسي و به منظور ساماندهي در انجام معاملات، قراردادها بر مبناي اصل صرفه و صلاح دانشگاه و همچنين نظارت صحيح و دقيق بر آنها تشكيل شده است.
اهداف و وظايف:
- ايجاد زمينه برون سپاری خدمات بخشهای قابل واگذاري دانشگاه
- انتخاب پیمانکار اصلح از طریق برگزاری مناقصات، مزایدات و استعلامات قانونمند
- ايجاد بستر رقابت سالم در ارائه خدمات با كيفيت
- صرفه جویی(کاهش هزینه ها) با اولویت حفظ و ارتقاء کیفیت خدمات
- تنظیم قرارداد با رعایت قوانین كشوري و طبق موازین حقوقی
- اصلاح، بروز رسانی، دسته بندی و اولویت بندی قراردادهاايجاد تمرکز در تنظيم قراردادها و انجام معاملات دانشگاه
- اتخاذ وحدت رويه و نظارت جامع و متمرکز بر عملکرد پيمانکاران
- نظارت عالي بر حسن انجام مفاد قراردادهای دانشگاه
- بررسی، تایید و ارسال کارکرد به امور مالی برای پرداخت
- شفاف سازی و نگهداری اطلاعات خرید در سامانه با امکان گزارش گیری های متنوع
- مدیریت یکپارچه اعتبارات خرید
- به روز رسانی کلیه امکانات و اطلاعات موجود در سامانه خرید
- ثبت اطلاعات ، انتخاب و فعال سازی تأمین کنندگان کالا و خدمات
- آموزش منابع انسانی به منظور راه اندازی و رفع اشکالات کاربران سامانه خرید در واحدها و دانشکده ها
- به روزرسانی و ویرایش اسامی کالا های مصرفی و اموالی و خدمات موجود در سامانه
- ارجاع و پیگیری درخواست های خرید کالا و خدمات واحدها و دانشکده ها به تأمین کنندگان مختلف
- کنترل قیمت کالاها و خدمات ارائه شده توسط تأمین کنندگان توسط کارپردازان سامانه خرید متمرکز و تنظیم اسناد مربوطه
- پیگیری و رفع واخواهی های اسناد خرید تا مرحله صدور چک به منظور پرداخت مطالبات تامین کنندگان
- همکاری مستمر با واحدها و دانشکده ها برای انجام درخواست های فوری و ضروری توسط کارپردازان خرید متمرکز
- انجام کلیه مراحل خرید از ثبت درخواست تا صدور چک و بایگانی اسناد بصورت سیستمی با امکان ایجاد و حفظ سابقه مراحل خرید
بخش ها
الف-معاون و ناظر عال
ب- اداره امور قراردادها
- واحد قراردادها
وظایف:
- انجام کليه مراحل مربوط به تشکيل مناقصات و مزايده های عمومی، محدود و ترک تشريفات در معاملات دانشگاه
- تجزيه و تحليل داده ها و تعيين معيارهای قيمت پايه جهت بدست آوردن قيمت کارشناسی خدمات قابل واگذاری
- درخواست از بهره برداران ذیربط برای ارائه شرح خدمات موضوع هر مزایده یا مناقصه
- تدوین نهایی شرح خدمات خاص هر قرارداد که از طرف بهره برداران به این دفتر ارسال شده است.
- تهيه، تدوين، تنظيم اسناد مناقصه و مزايده های دانشگاه
- درج اطلاعات مناقصات در وبسایت پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات
- اطلاع رسانی مناقصات و مزایدات طبق آیین نامه
- فروش و ارائه اسناد
- ارزشيابی و ارزيابی صلاحيت های شرکتها و پيمانکاران شرکت کننده و تعيين امتياز آنان و گزارش به اعضای کميسيون
- اطلاع رسانی به سازمان بازرسی مبنی بر دعوت از نماينده سازمان جهت شرکت در جلسات مناقصه و مزايده
- برگزاری کليه جلسات مربوط به بازگشائی مناقصات و مزايدات
- تهيه صورتجلسه ها و ابلاغیه های مربوطه به پیمانکار برنده و بهره برداران مربوطه دانشگاهی
- درخواست برگزاری کميسيون معاملات دانشگاه به منظور اخذ مجوز لازم جهت انعقاد قرارداد بصورت ترک تشريفات
- تهيه و تنظيم مفاد کليه قراردادها شامل(خدماتی، فروش، خرید، شخصی، فضاهای استیجاری)
- برگزاری مزایده فضاهای اجاره ای و مزايده و فروش اموال اسقاطی مطابق با قوانين و مقررات جاری کشور
- هماهنگی جلسات مورد نياز برای رفع مشکلات و هماهنگی هرچه بهتر بین پيمانکار و بهره برداران
- انعقاد قراردادهاي خريد خدمت، خريد و فروش و اماكن استيجاري
- واحد نظارت و رسيدگي
وظایف:
- تأييد کارکرد پيمانکاران پس از تاييد ناظر مربوطه به منظور مطابقت کمی و کيفی با مفاد قرارداد مربوطه
- کنترل دقيق و مستمر کيفيت و کميت انجام خدمات توسط پيمانکار طبق مفاد و شرح خدمات هر قرارداد
- برنامه ريزی به منظور حداقل رسانی هزينه ها
- درخواست و انعکاس عمليات مورد نياز خارج از تعهدات پيمانکار
- رسيدگی به شکايت های پرسنل شرکتها و پيمانکاران خدماتی
- نظارت بر اجرای مفاد قراردادها و اجرای بخشنامه ها و قوانين و مقررات مصوب دولت توسط پیمانکاران
- ارائه گزارشات عملکرد پیمانکاران و تنظیم صورتجلسه تغییر و تحول
ج- اداره تدارکات
- واحد تأمین و پشتیبانی
- واحد حسابداری
- واحد تعمیرات وسایل آزمایشگاهی
د- واحد انفورماتیک و سامانه ستاد